Plus de médecine et moins de bureaucratie!

«Reduce to the max» est le nom d’un groupe de travail du service de médecine. Il récolte régulièrement des propositions d’amélioration parmi les médecins-assistants et examine leur faisabilité. Puis, les mesures mises en œuvre sont contrôlées. Une nouveauté qui a fait ses preuves: la médecin-assistante peut se faire envoyer les documents demandés par e-mail au secrétariat. Là-bas, ils sont directement enregistrés dans le système informatique du service, sans détour par le médecin.

De plus, l’hôpital dispose de coaches spéciaux pour le suivi des patients: des infirmières diplômées qui planifient la sortie du patient, coordonnent les entretiens et assurent le flux des informations. Les coaches travaillent avec les médecins-assistantes dans le service. Cela garantit un contact et un échange étroit, aussi lors de la visite du médecin-chef, et pour les décisions. De plus, le service organise des cercles de qualité pour traiter des projets de façon interdisciplinaire et les présenter à tous les collaborateurs. On citera par exemple la simplification des ordonnances et la saisie des médicaments lors de l’entrée à l’hôpital.

Aux Grisons, on a fait analyser le temps de passage pour l’établissement des rapports en chirurgie, gynécologie et obstétrique. Résultat: il a fallu 13,5 jours jusqu’à la validation d’un rapport de sortie, alors que 40 minutes ont suffi à sa rédaction. Les innombrables interfaces, demandes de précisions et les autorisations, contrôles et corrections sont les éléments frappants qui sont ressortis de l’analyse effectuée par l’entreprise Leancom Sàrl.

C’est pourquoi l’hôpital a visualisé les cheminements, enregistré les flux d’informations, compté les effectifs et observé le travail. La solution n’a ensuite requis ni projet informatique ni nouveau système. La simplicité a été privilégiée par l’acquisition de nouveaux dictaphones numériques, et les collaborateurs utilisent plus efficacement et judicieusement l’infrastructure. De plus, ils profitent de la simplification des déroulements et de la réduction du nombre d’interfaces.

Pour que les médecins-assistant.e.s se concentrent davantage sur les intérêts médicaux des patient.e.s plutôt que sur les tâches administratives, dans l’esprit de la campagne «Plus de médecine et moins de bureaucratie», le groupe de travail de l’hôpital cantonal d’Aarau a redéfini et introduit, en étroite collaboration avec le secrétariat du service, le domaine d’activité des secrétaires du service. L’augmentation du nombre d’écoles utilisant le système de dictée interne, la prise en charge d’activités administratives telles que la collecte de rapports et de résultats, la rédaction d’historiques et de rapports dictés, la coordination de la rééducation et des rendez-vous ambulatoires après la sortie, ainsi que la remise du téléphone pendant la visite, ont permis de décharger le corps médical et de renforcer la bonne collaboration avec le secrétariat du service.

A l’hôpital Linth, une restructuration du personnel a permis d’alléger la charge de travail des médecins-assistants. Des assistants médicaux d’unité de soins (MSA) ont été introduits. Après une phase pilote initiale, ils ont été introduits dans toutes les unités de soins et les expériences sont positives.

Les MSA se situent à l’interface entre les médecins, les soins et l’administration et déchargent le personnel de ses tâches. Sur délégation du corps médical, ils se chargent de différentes tâches administratives et de documentation, comme la vérification des rapports d’admission, la commande de documents et la documentation dans le système hospitalier. Les médecins ont ainsi pu économiser environ 30 à 40 minutes par jour et passer plus de temps auprès des patients. De plus, les médecins apprennent à déléguer des tâches qui ne font pas partie de leur activité principale. Vous trouverez de plus amples informations dans la fiche d’information (en allemand).

• Hôpital Insel Berne, médecine interne générale: les coordinatrices des soins sont au chevet du malade, accompagnent la visite et enregistrent directement les ordres des médecins.
• Hôpitaux universitaires de Genève (HUG), pédiatrie: dictée numérique/reconnaissance vocale.
• Hôpital Zollikerberg: anamnèse interprofessionnelle (en allemand) – les médecins et le personnel soignant utilisent une plateforme commune pour les données des patients. Cela permet d’éviter les examens multiples et de prévenir les lacunes de connaissances.
• Hôpital cantonal des Grisons, service des urgences: avec le logiciel sublimd (en allemand), les antécédents médicaux ne sont saisis qu’une seule fois et sont à tout moment accessibles pour le personnel médical. Cela réduit le temps passé derrière le bureau – au bénéfice des patients.
• Hôpital Tiefenau Berne, clinique d’orthopédie: les experts cliniques (en allemand) déchargent les médecins-assistant(e)s de tâches routinières telles que l’inscription des patients et la prise de rendez-vous. Dans un deuxième temps, il est prévu d’également intégrer des tâches médicales dans le cahier des charges.
• Hôpital des bourgeois de Soleure, service des urgences chirurgicales: les Medical Scribes (en allemand) sont des étudiants en médecine à partir de la troisième année de formation qui accompagnent les médecins-assistant(e)s dans leur travail pendant les heures creuses. Ceux-ci peuvent déléguer à leurs «copistes» des tâches telles que la documentation de l’entretien médecin-patient.
• L’Hôpital cantonal de Lucerne, département interne de gestion des rapports et demandes (en allemand): il traite les demandes médicales des assurances-maladie et de l’assurance-accidents, complémentaire et invalidité. Cela permet de traiter plus de 50’000 cas par année.
• Hôpital de l’île Berne, centre des urgences: ecare est un logiciel informatique convivial et efficace qui inclut plusieurs fonctionnalités – par exemple un outil de scannage ou une fonction dictée pour tous les ordinateurs. Par ailleurs, il fait l’objet d’un développement continuel.