Les solutions

stationssekretariat

Si, on peut faire quelque chose! Souvent, il suffit de peu de choses pour améliorer considérablement la situation. Trois hôpitaux montrent comment récupérer du temps destiné aux tâches bureaucratiques au bénéfice de la médecine. L’ASMAC s’engage pour que ces exemples, et d’autres, fassent école.

Stimulé par la campagne, un groupe de travail sur le thème «Plus de médecine et moins de bureaucratie!» a été mis en place au début 2018. Réorganisé, le secrétariat du département de médecine interne reprend progressivement des tâches supplémentaires. Par exemple, pour les textes dictés: la collaboratrice vérifie les rapports médicaux dictés. Si nécessaire, elle appelle le médecin de famille des patients pour obtenir des informations complémentaires. Les jeunes médecins sont ainsi déchargés de contraintes, et pour l’équipe du secrétariat, les tâches deviennent plus intéressantes.

«Reduce to the max» est le nom d’un groupe de travail du service de médecine. Il récolte régulièrement des propositions d’amélioration parmi les médecins-assistants et examine leur faisabilité. Puis, les mesures mises en œuvre sont contrôlées. Une nouveauté qui a fait ses preuves: la médecin-assistante peut se faire envoyer les documents demandés par e-mail au secrétariat. Là-bas, ils sont directement enregistrés dans le système informatique du service, sans détour par le médecin.

De plus, l’hôpital dispose de coaches spéciaux pour le suivi des patients: des infirmières diplômées qui planifient la sortie du patient, coordonnent les entretiens et assurent le flux des informations. Les coaches travaillent avec les médecins-assistantes dans le service. Cela garantit un contact et un échange étroit, aussi lors de la visite du médecin-chef, et pour les décisions. De plus, le service organise des cercles de qualité pour traiter des projets de façon interdisciplinaire et les présenter à tous les collaborateurs. On citera par exemple la simplification des ordonnances et la saisie des médicaments lors de l’entrée à l’hôpital.

Aux Grisons, on a fait analyser le temps de passage pour l’établissement des rapports en chirurgie, gynécologie et obstétrique. Résultat: il a fallu 13,5 jours jusqu’à la validation d’un rapport de sortie, alors que 40 minutes ont suffi à sa rédaction. Les innombrables interfaces, demandes de précisions et les autorisations, contrôles et corrections sont les éléments frappants qui sont ressortis de l’analyse effectuée par l’entreprise Leancom Sàrl.

C’est pourquoi l’hôpital a visualisé les cheminements, enregistré les flux d’informations, compté les effectifs et observé le travail. La solution n’a ensuite requis ni projet informatique ni nouveau système. La simplicité a été privilégiée par l’acquisition de nouveaux dictaphones numériques, et les collaborateurs utilisent plus efficacement et judicieusement l’infrastructure. De plus, ils profitent de la simplification des déroulements et de la réduction du nombre d’interfaces.

  • Hôpital de l’île Berne, médecine interne générale: les coordinatrices des soins sont au chevet du malade, accompagnent la visite et enregistrent directement les ordres des médecins.
  • Hôpital de l’île Berne, service des urgences (projet-pilote): des «scribe nurses» sont attribuées aux médecins-assistantes, se rendent auprès de chaque patient avec l’ordinateur portable, rédigent l’anamnèse et l’état clinique et assument d’autres tâches administratives.
  • Hôpitaux universitaires de Genève (HUG), neurochirurgie/médecine interne (projet-pilote): walkerproject - plus les cheminements sont courts, plus il y a de temps pour le suivi médical.
  • Hôpitaux universitaires de Genève (HUG), pédiatrie: dictée numérique/reconnaissance vocale.
  • Hôpital Zollikerberg: anamnèse interprofessionnelle (en allemand) – les médecins et le personnel soignant utilisent une plateforme commune pour les données des patients. Cela permet d’éviter les examens multiples et de prévenir les lacunes de connaissances.

Moins de travail administratif – d’accord, mais comment? La brochure de la campagne «Plus de médecine et moins de bureaucratie!» montre où il y a lieu d’agir. Elle peut être commandée gratuitement au secrétariat central de l’ASMAC.